Gestionnaire administratif atelier H/F

Descriptif du poste

A propos de Transports BRAY – Le Transporteur Éco-Responsable® :

Référent du transport de marchandises dans le quart nord-ouest de la France et riche de plus de 60 années d’existence, notre entreprise est basée à Méricourt, à 10 minutes de Lens et 30 minutes de Lille.

Entreprise familiale avec une équipe de 225 collaborateurs dont 170 conducteurs et 300 cartes grises, nous affichons un chiffre d’affaires de 25 millions d’euros. Soit avec une augmentation de 10% par an au cours des cinq dernières années.

Nos valeurs sont l’Epanouissement, la Confiance, l’Innovation, la Proximité et l’Engagement.

Nous sommes reconnus pour notre engagement en matière de responsabilité sociétale et nous sommes fiers de détenir des labels prestigieux, tels qu’ISO 26000 et la Médaille d’Or Ecovadis. Nous sommes également une « Entreprise engagée pour la nature ». En tant que membre du réseau Alliances, nous adhérons aux normes SQAS et sommes fervents ambassadeurs de l’emploi dans le secteur du transport.

N’attendez plus et rejoignez nos équipes !

Dans le cadre d’un remplacement congé maternité, nous recherchons un Gestionnaire administratif atelier H/F

Poste à pourvoir en CDD de 6 mois minimum.

Titulaire d’un BAC+2/ BAC+3 dans le domaine administratif.

Vous avez idéalement une expérience similaire dans un garage ou un atelier mécanique.

Rémunération selon profil.

Prise de poste dès que possible (idéalement début Juin 2024).

Sous la supervision du Responsable d’atelier, vos missions seront les suivantes :

Gestion administrative de l’atelier :

Gérer les stocks pièces, sangles, AdBlue, pneumatiques et autres fournitures nécessaires à la vie de l’Atelier. Faire les AO annuels et acheter sous la supervision du responsable Atelier.
Gérer les EPI : Affecter et assurer le suivi des équipements de protections individuelles (EPI) remis aux conducteurs. Faire les AO annuels et acheter sous la supervision du responsable Atelier
Être en relation avec les Fournisseurs
Gérer l’enregistrement des nouveaux véhicules et la mise à jour du parc dans le FMS
Etablir les devis en vue d’une facturation
Gérer et suivre les contrôles techniques des tracteurs PL, remorques, VL et engins de manutention
Effectuer un relevé des interventions par véhicule (réparation et dépannage) via le FMS
Editer des fiches d’atelier
Gérer le suivi des réparations extérieures
Déployer le FMS en collaboration avec un autre transporteur et proposer des pistes d’amélioration communes (avec échange des best practices)
Saisir les bons de livraisons dans le TMS, créer des pièces à sortir dans les fiches d’atelier et valider la facture
Créer les tiers pour facturer aux garages non-partenaires ou aux fournisseurs
Suivre chaque semaine les entretiens
Relever tous les mois le compteur de la station de lavage et transmettre le bon de lavage ainsi que les jetons aux entreprises extérieures
Utiliser le site de l’ANTS pour les demandes de cartes grises, les déclarations de perte, les demandes de duplicatas, les fiches d’identification, les vignettes CRIT’AIR ainsi que les gages
Gérer et suivre des assurances de la flotte
Gérer et suivre les sinistres de l’ensemble de la flotte
Gérer et suivre les plaques d’immatriculation
Suivre les commandes de pneus et effectuer un suivi régulier de leurs usures
Gérer les dépannages (contrat d’entretien avec les différents constructeurs…)
Gérer et suivre le vidage des différentes bennes (pneus, cartons…)
Gérer et suivre les entretiens du bâtiment
Effectuer des fiches d’incidents pour les conducteurs en cas de casse…

Comptabilité :

Assurer la réception des factures
Enregistrer les factures en suivant la comptabilité analytique de l’entreprise
Rapprocher les factures des devis et bons de livraison pour demande de validation au Responsable Atelier
Contacter les fournisseurs pour toute facture non conforme
Transmettre les factures à la comptabilité pour paiement.
Déployer la signature électronique et éviter les impressions

Management du personnel :

Gérer le planning atelier en collaboration avec le responsable Atelier
Piloter les équipes de mécaniciens en l’absence du responsable atelier (veiller à la qualité, la sécurité et l’hygiène)
Suivre les relevés d’astreintes des Mécaniciens PL (saisir et transmettre le tableau des heures d’astreintes à la direction et au service RH)